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Dicas para planejar uma Festa de Casamento nas Suítes de Las Vegas

fevereiro 19, 2014 Postado por Fabio and Adri Photography - 6 Comentários

Na hora de planejar a sua festa de casamento em Las Vegas, vem a dúvida de qual o melhor local para realizar a recepção para os convidados. Já que todos saíram de tão longe para presenciar este momento, a procura é sempre por algo especial, e se possível a cara de Las Vegas.

Não precisa procurar muito, este local está mais próximo do que você imagina: a suíte do hotel! Esta é uma prática comum em Las Vegas, já que a cidade oferece uma variedade de suítes para todos os bolsos e para todos os gostos.

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Como já existem ótimas informações sobre o assunto, uni forças com a Kelly do Little Vegas Wedding, para que você esteja munida com dicas para fazer a melhor escolha. O Little Vegas Wedding (LVW), é um blog local sobre casamentos em Las Vegas, cheios de inspirações e informações. Como a Kelly é a expert no assunto, tomei a liberdade de traduzir um de seus blog post (Tips For Planning a In-suite Reception – Little Vegas Wedding).

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Para aqueles casais que escolhem Las Vegas como destino para o seu destination wedding, muitos fatores contam na hora de escolher o local para a recepção. Entres estes fatores estão: orçamento, ambiente e número de convidados.

Como resultado, muitos casais acabam realizando parte de suas festividades do dia do casamento em uma suíte de hotel. Felizmente, com tantos hotéis, Las Vegas oferece muitas opções extravagantes para acomodar pequenas cerimônias na suíte, recepções ou mesmo festas após a recepção. A própria Kelly, do Little Vegas Wedding fez uma Cocktail Party (festa com comidas leves e bebidas) após a recepção em uma super suíte do Mandalay Bay!

Estes quartos oferecem vistas VIP, comodidades de luxo e uma experiência de high roller (grandes apostadores), o que certamente fará do seu evento um sucesso. Também são consideradas uma ótima opção para casais com um orçamento limitado ou com pequenos grupos de convidados e à procura de uma experiência íntima.

Para aqueles com um orçamento maior e que querem ajuda com a organização de todos os detalhes, usar a wedding planner (cerimonialista) do próprio hotel é provavelmente a opção mais fácil – e também a mais cara. Considere essa conveniência com cuidado! Usando a equipe do próprio hotel pode limitar alguns de seus toques pessoais, pois você estará a mercê do cardápio de alimentos e bebidas do hotel e de seus preços!

Se você preferir usar a rota do “faça você mesmo”, ou com a ajuda de um cerimonialista independente, você terá muito mais controle. Os custos acabam sendo bem menor, mas por um outro lado, surge as preocupações que incluem se certificar que o quarto estará pronto e que todos os convidados estejam presentes a tempo e sem chamar muita atenção.

Vamos explorar os diferentes aspectos a se levar em consideração antes de você realizar a sua festa de recepção em uma das suítes de Vegas.

Escolha do Hotel

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Quantos convidados você terá? Existem suítes que podem acomodar até 100 convidados, mas a maioria acomoda confortavelmente de 20 a 40 .

De pé ou sentados? Se você está tendo uma Cocktail Party, considere aproximadamente 1 metro quadrado por pessoa. Lembrando que metragem quadrada para suítes de hotel em Vegas inclui o quarto. Procure suites com uma área de bar para que todos se misturem. A maioria das suítes oferecem uma variedade de lugares para sentar ao invés de mesas, fazendo com que esta seja uma opção mais descontraída.

Alguém do grupo tem dificuldade para caminhar? Os hotéis de Las Vegas parecem bem próximos um do outro no mapa, mas a distância é grande para caminhar em salto alto, ou mesmo para idosos.

À procura de conforto e entretenimento VIP? Existe um grande variedade de suítes. Algumas são mais de $5000 por noite, mas oferecem a seus convidados uma experiência única, desde pista de boliche ou uma sacada incrível flutuando nos andares mais altos de Las Vegas. Algumas suítes contam com jogos como mesas de pebolim, bilhar, sacadas maravilhosas e outras se concentram mais na mídia e centros de entretenimento. Alguns casais contratam artistas para fazer aparições e animar a festa, ou mesmo para acompanhá-los durante sua entrada na festa.

Facilidade de entrada. Alguns hotéis têm melhores logísticas do que outros para subir tudo para o quarto sem chamar a atenção . Por exemplo, o Vdara e o MGM Signature tem suites fabulosas, mas oferecem uma entrada única onde o carro deve ser estacionado pelo manobrista e os seus devidos lobbies (saguão) são pequenos, o que pode atrair atenção indesejada, caso você não esteja indo pela rota oficial (usando todos os serviços do próprio hotel).

Ar fresco? Atualmente, apenas alguns hotéis oferecem sacadas abertas ou varandas. Se você faz questão disso, as seleções serão mais limitadas.

Logísticas

Considere obter ajuda. A contratação de um cerimonialista (wedding planner) permitirá que você e seus convidados aproveitem muito mais o dia. Absolut Beverage e Culinary Pros oferecem locação de bartenders por horas e garçons para te ajudar a levar os itens até o quarto, definir as coisas, limpar ou mesmo servir bebidas durante a noite. Scheme Events, Green Orchid e vários outros cerimonialistas em Vegas oferecem serviço de coordenação para o dia do evento e também podem te ajudar a planejar a festa. Claro, você pode sempre ver se o seu primo Joey está disposto a ajudar também.

Indo completamente DIY (Faça você mesmo)? Mantenha uma programação cuidadosa do horário para retirar e retornar tudo o que irá precisar, e guarde todos os seus recibos do que foi alugado e contratado. E confie em mim, se você for corajosa o suficiente para organizar tudo sozinha para este evento, é melhor estar preparada para contratempos.

Alimentos

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Que tipo de comida você precisará? Você prefere somente aperitivos? Um jantar completo? Sobremesa ou somente um bolo? Uma cocktail party? Lembre-se que você precisará manter a comida fria ou quente. As opções mais populares para refeições informais incluem Whole Foods, Costco, Jason’s Deli, Masterpiece Catering e Albertsons.

Qual a quantidade de bebidas que você irá precisar? Para bebidas e utensílios para o bar, Lee’s Liquor é conveniente, com várias lojas e ótimos preços. Não se esqueça, se você quiser uma bebida personalizada, pode ser que você precise de utensílios específicos para a preparação. O TheKitchn tem um post útil para descobrir quanto comprar de bebidas. Considere também as pessoas que não bebem – uma limonada de frutas ou suco ser pode uma opção melhor do que somente refrigerante.

Não se esqueça do gelo! Máquinas de gelo do hotel não fornecerão as quantidades que você irá precisar sem ter que ir de andar em andar a noite toda. Deixe o gelo comprado e elimine uma preocupação.

E o bolo? Muitas padarias em Las Vegas, incluindo a Retro Bakery, entrega bolos e doces diretamente à sua suíte de hotel por uma pequena taxa. Realmente vale a pena … a não ser que você goste de glacê derretido. Há muitas outras opções deliciosas em Las Vegas, como docinhos, donuts e macarons.

Entretenimento

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Como você vai animar seus convidados? A música é sempre uma ótima opção, mas alguns quartos dispõem de TVs de tela grande, mesas de bilhar, pebolim ou outras opções de jogo. Outros casais tiveram photobooths e até criaram pista de dança (em suites maiores).

Contratação de artistas. Para uma experiência inesquecível você pode considerar contratar artistas para vir até a suíte, como por exemplo um sósia do Elvis, mágico, músico ou showgirl estilo Vegas. Na cidade do entretenimento, o céu é o limite. Uma noiva em Vegas já usou os personagens do Star Wars e até o Darth Vader!

Ser o seu próprio DJ – Faça a configuração da música para sua primeira dança, suas músicas favoritas e misture com algumas músicas temáticas de Las Vegas para criar o Ultimate Las Vegas Playlist. Leve seu iPod e use o sistema de som da suíte. (Observe que muitos hotéis não estão configurados para trabalhar com os novos iPhones )

Usando os meios de comunicação da suite. Para manter os convidados ocupados, você pode criar um slideshow de fotos de vocês e passar durante a festa. Muitas das TVs mais recentes podem ser conectadas a telefones, computadores ou até mesmo pen drives. No entanto, esportes pode ser o suficiente para entreter muitas pessoas.

Orçamento

Se mantendo dentro do orçamento. Para ficar dentro do orçamento planejado, considere fazer seu evento entre domingo e quarta quarta-feira, quando as tarifas são um pouco mais baixas. Se você encontrar um ótimo preço, não tenha medo de reservar um quarto, e em seguida, liberá-lo. A maioria dos quartos são reembolsáveis em caso de cancelamento até 48 horas antes do check-in.

Avalie todos os seus custos! Incluindo aluguéis, taxas de entrega, serviços a serem contratados, gorjeta, e os preparativos e utensílios necessários. Costco e Smart & Final vendem copos, pratos e talheres descartáveis. A RSVP Party Rentals e Rebel Party Rentals oferecem copos especiais, pratos e talheres, mesas, iluminação, máquinas de pipoca, fontes de chocolate e muito mais – todo o necessário para fazer o sucesso da festa

Quanto? Para a minha festa pós- recepção em 2010 (Kelly), acabamos gastando cerca de $ 3.500 para pratos frios, bolo, 2 cocktails personalizados, vinho, cerveja e algumas outras opções de bebidas (tequila, rum, vodka, whisky), assim como um barman por três horas e uma suíte no Mandalay Bay. Haviam 50 pessoas. Sobraram caixas de cerveja que acabei dando para pessoas no lobby ao sair. Mas não sobrou nenhum dos cocktails personalizados . Eles fizeram sucesso!

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Decoração

Preciso de decoração extra? As suítes muitas vezes farão o trabalho por si mesma, e as vistas das luzes da cidade também ajudam. Provavelmente você não precisará de muita decoração! Se você fizer questão, é aconselhável investir na decoração em um ponto central, como uma mesa com um livro de assinaturas, mesa de doces e outros detalhes. A impressão é melhor do que itens esparsos ao redor da sala.

Dicas finais

Nem todo hotel é tão cordial em relação a realização de eventos. Muitos hotéis insistem que você use o departamento interno de alimento e bebidas (catering) e alguns têm segurança, o que acaba se tornando um desafio para que todos os convidados subam até o quarto sem chamar a atenção. Dicas para realizar uma festa privada bem sucedida incluem:

  •     Conseguir fazer com que os convidados subam até o quarto antes das 21h . Essa é a hora mágica quando muitos dos hotéis colocam funcionários na entrada dos elevadores verificando o cartão/chave do quarto, o que dificulta subir com aquele grupo de 10 ou mais pessoas com você sem levantar suspeitas. Estejam também preparados já que alguns elevadores requerem o cartão/chave do quarto para poder acessar andares específicos.
  •     É melhor trazer alimentos e bebidas em pequenos lotes, contratar uma empresa ou coordenador para fazer isso por você, ou dê uma boa gorjeta para o porteiro levá-los.
  •     Mantenha a música e o barulho a um nível razoável
  •     Certifique-se de que você tem dinheiro para gorjetas e gratificações! Inclua dinheiro para gratificar funcionários da limpeza quando você sair do quarto, porteiros, ou outros prestadores de serviços que te ajudaram, incluindo artistas, ajudantes ou bartenders contratados.
  •     Traga sacos de lixo e gelo – pode ser que encontre no próprio hotel, mas não será o suficiente
  •     Algo não está funcionando perfeitamente? Improvise – aquela banheira enorme serve bem para manter a cerveja gelada e os convidados também podem se sentar na cama.
  •     Não tenha medo de mudar os móveis de lugar – mas não esqueça de colocá-los de volta onde estavam
  •     Seja flexível – a sua opção de quarto específico pode não estar disponível durante o check- in ou mesmo o quarto não estar pronto na hora exata do check-in.
  •     Mantenha o quarto arrumado – além de aparecer nas fotos, também facilita a saída no dia seguinte.
  •     Estas suites também são ótimas opções para organizar um encontro com os convidados antes do casamento, almoço no dia seguinte, assim como uma despedida de solteiro!

Espero que este post tenha sido útil na sua busca por informações. Se você tiver alguma dica sobre festas nas suítes de Las Vegas, ou qualquer dúvidas específicas, fique a vontade para incluí-las nos comentários abaixo ou nos mandar um email. Em breve estaremos adicionando uma lista de fornecedores para contato.